Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Автомобильное право - Командировка на личном автомобиле списание гсм

Командировка на личном автомобиле списание гсм

Командировка на личном автомобиле списание гсм

Оглавление:

Оформление путевого листа


Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  1. фамилию, имя, отчество,
  2. паспортные данные;
  3. государственный номер,
  4. срок действия;
  5. сведения об используемом транспортном средстве:
  6. данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
  7. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)
  8. реквизиты документа: название и номер;

Правила заполнения путевых листов 2020 г

На каждое транспортное средство составляют один бланк. В названии сразу указывают тип используемого транспорта. В унифицированных формах они предусмотрены.

Про основные правила заполнения путевых листов 2020 г.

читайте в таблице 3. Таблица 3. . Бланк Как заполнять Форма № 3 для легковушек В соответствии с письмом Росстата от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Форма № 4-с для грузовиков, когда зарплата у водителя сдельная Документ заполняют:

  1. до выдачи – диспетчер;
  2. после выдачи водителю — владелец транспорта и заказчик.

В форме № 4-п можно указать два заказа за один день работы или смену.

При транспортировке ТМЦ нужно:

  1. указать номера товарно-транспортных накладных,
  2. приложить накладную.

Форма № 4-п для грузовиков, когда зарплата у водителя повременная Форма № 3 спец для спецавтомобиля Отрывные талоны заполняет владелец спецавтомобиля. Они подтверждают стоимость работ для заказчика Форма № 4 для легкового такси Содержит показания таксометра.

Водитель получает документ в начале рабочего дня, а в конце дня сдает работодателю Форма № 6 для автобуса Используется для автобусов, занятых на городских и пригородных маршрутах Форма № 6 (спец) для спецавтобуса Оформляется отдельно на каждого заказчика Форма ЭСМ-2 для строительной машины на автомобильном ходу Применяется в специализированных фирмах

Перспективные виды транспорта

  1. Поезд на магнитной подушке или Маглев (от англ. magnetic levitation — «магнитная левитация») — это поезд, удерживаемый над полотном дороги, движимый и управляемый силой электромагнитного поля. Такой состав, в отличие от традиционных поездов, в процессе движения не касается поверхности рельса. Так как между поездом и поверхностью полотна существует зазор, трение между ними исключается, и единственной тормозящей силой является аэродинамическое сопротивление. Относится к монорельсовому транспорту (хотя вместо магнитного рельса может быть устроен канал между магнитами — как на JR-Maglev).Скорость, достигаемая поездом на магнитной подушке, сравнима со скоростью самолёта и позволяет составить конкуренцию воздушному транспорту на ближне- и среднемагистральных направлениях (до 1000 км). Хотя сама идея такого транспорта не нова, экономические и технические ограничения не позволили ей развернуться в полной мере: для публичного использования технология воплощалась всего несколько раз. В настоящее время, маглев не может использовать существующую транспортную инфраструктуру.

Есть проекты с расположением магнитных элементов между рельсами обычной железной дороги или под полотном автотрассы.

  1. Персональный автоматический транспорт — это вид городского и пригородного транспорта, который автоматически (без водителя) перевозит пассажиров в режиме такси, используя сеть выделенных путей. В настоящий момент в мире действует одна система Персонального автоматического транспорта. Это сеть ULTra в Лондонском аэропорту Хитроу. Система была открыта для пассажиров в 2010 году. Существует также система Morgantown Personal Rapid Transit, отличающаяся от классической концепции PRT увеличенным размером вагона.

Оформление командировки на личном автомобиле 2016

→ → → Обновление: 6 октября 2016 г.

Работнику удобно ехать в командировку на своем автомобиле. Какие документы должен оформить работодатель, а какие должен предоставить сам работник?

В этом случае необходимо ; :

  1. оформить путевой лист (например, по форме № 3);
  2. в приказе о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а) указать, что работник едет туда на автомобиле;
  3. заключить с сотрудником соглашение об использовании его автомобиля в служебных целях или договор аренды машины (если это не было сделано раньше);
  4. получить от работника копию ПТС или свидетельства о регистрации автомобиля .

За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию или арендную плату .

Для целей налога на прибыль компенсация выгодна, только если она укладывается в установленные нормы ; :

  1. 1500 руб. в месяц — при рабочем объеме двигателя легкового автомобиля свыше 2000 куб. см.
  2. 1200 руб. в месяц — при рабочем объеме двигателя легкового автомобиля до 2000 куб. см включительно;

Причем эти суммы, с точки зрения Минфина, включают в себя любые затраты, в частности на топливо. Любое превышение над ними для целей налогообложения учесть нельзя .

В то же время арендная плата работнику за использование личного автомобиля в командировке уменьшает налоговую прибыль полностью и может покрывать, помимо прочего, и расходы на топливо. Правда, в отличие от компенсации, из арендной платы нужно удерживать налог на доходы физлиц , . По возвращении из командировки сотрудник должен сдать авансовый отчет, приложив к нему путевой лист, чеки на покупку топлива, а также служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее ; .

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Оформление поездке на своем транспорте

Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.

Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.

Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.

В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку. Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 или собственным образцом, разработанным в компании.

В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов. Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:

  1. внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).
  2. амортизация автомобиля;
  3. техническое обслуживание транспортного средства;
  4. денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;

Стандартной информацией, обязательной для отражения в приказе, являются следующие данные:

  1. дата издания распоряжения;
  2. сведения о месте командировки;
  3. название организации-работодателя;
  4. подписи ответственных лиц – руководителя предприятия и сотрудника.
  5. инициалы сотрудника, его должность и другие контактные данные;
  6. цель поездки;
  7. номер документа;
  8. продолжительность мероприятия;

Кроме распоряжения может оформляться служебная записка. Следует учитывать, что она не выступает в качестве документального подтверждения факта отправки сотрудника в командировку на личном автомобиле.

В текущем году необязательными к оформлению являются следующие бумаги:

  1. служебное задание;
  2. отчет о командировке.
  3. командировочное удостоверение;

Перечисленные документы заполняются при условии,что необходимость их оформления отражена в нормативных актах, разработанныхкомпанией. Основным документов, оформляемым при отправке в командировку на личном транспортном средстве, считается путевой лист.

Для его заполнения предусмотрена унифицированная форма №78. Допускается использование образца,разработанного руководством.

В таком случае в путевом листе обязательно указываются реквизиты, утвержденные В документации отражается следующая информация:

  1. реквизиты путевого листа — номер и т.п.;
  2. наименование бумаги;
  3. период действия документа;
  4. информация о водителе. Если транспортное средство принадлежит другому лицу, сведения о нем также указываются в этом пункте – инициалы, паспортные данные;
  5. информация об автомобиле – реквизиты паспорта ТС, государственный номер.

По возвращению из поездки работник предоставляет руководителю или специалистам отдела бухгалтерии авансовый отчет. В нем уже должна быть заполнена часть, ответственным за заполнение которой является трудящийся. Остальные данные в документ вносит бухгалтер.

На предоставление отчета сотруднику дается 3 дня. .

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст.

167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление и путевого листа.

Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников. Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат. Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  1. амортизация транспортного средства;
  2. затраты на ГСМ;
  3. текущее техническое обслуживание;
  4. возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2020 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации.

О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье

Как работодатель компенсирует затраты на бензин

Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле.

После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник.

При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки.

Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации.

В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин.

Так работник еще до командировки знает, сколько получит.Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

  • Какой у автомобиля расход топлива на 100 км.
  • Сколько километров проехал работник по рабочим вопросам.
  • Стоимость одного литра бензина.

Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС.

Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.Избранные статьи для автомобилистовКак ездить без штрафов и не переплачивать за обслуживание машины — в рассылке для автолюбителейПодписаться

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, командировочные расходы не уменьшают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат документально подтвержденные расходы на проезд (подп.

13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом расходы на ГСМ организации на упрощенке учитывают в том же порядке, что и организации на общей системе налогообложения (подп.

12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Суммы НДС по расходам на проезд также уменьшат налоговую базу по единому налогу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).Подробнее о налоговом учете расходов на ГСМ см.:

  1. ;
  1. ;
  1. .

Особенности признания расходов при зарубежных командировках

Перед зарубежными командировками сотрудники получают под отчет наличную валюту либо корпоративную валютную банковскую карту. Следовательно, у организации возникают расходы в иностранной валюте.

Согласно п.5 ст.252 Кодекса расходы налогоплательщика в иностранной валюте учитываются в совокупности с рублевыми расходами. Их пересчет организация производит в зависимости от выбранного метода признания доходов и расходов для целей налогообложения.

Если организация применяет метод начисления, то расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания соответствующего расхода. Об этом сказано в п.10 ст.272 НК РФ.

Обратите внимание: в случае загранкомандировки суммы иностранной валюты, указанные в первичных документах, представленных сотрудниками, должны быть переведены в рубли по курсу Банка России не на день приобретения топлива, указанный в чеке АЗС, а на день утверждения авансового отчета (пп.5 п.7 ст.272 НК РФ). Организации, применяющие кассовый метод, пересчитывают расходы в иностранной валюте на дату утверждения авансового отчета, если командированный сотрудник отчитался по суммам, выданным ему перед командировкой.

В случае возникновения задолженности организации перед сотрудником она сможет признать стоимость топлива в составе расходов только на дату погашения этой задолженности. Следовательно, пересчет расходов в иностранной валюте происходит по курсу Банка России на дату погашения задолженности организации перед сотрудником по приобретенному топливу (п.3 ст.273 НК РФ).

В связи с пересчетом расходов, выраженных в иностранной валюте, может возникнуть курсовая разница.

Налоговым кодексом установлено, что положительная курсовая разница включается в состав внереализационных доходов (п.11 ст.250), а отрицательная — в состав внереализационных расходов организации (п.5 ст.265).

Судебная практика по командировкам на личном транспорте

Минфин России в своем письме от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 разъяснил, что служебная записка не является документом, подтверждающим использование личного автомобиля для поездки до места командировки и обратно.

По мнению Минфина, таким подтверждением могут быть любые первичные бухгалтерские документы, свидетельствующие об использовании личного автомобиля в служебных целях.

Судебная практика к настоящему времени по таким делам еще не сложилась, а все имеющиеся решения судов касаются периода, когда наравне со служебной запиской требовалось оформление командировочного удостоверения, которое и подтверждало время командировки. Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения.
Таким образом, при необходимости придется руководствоваться делами, где рассматривался спор, вызванный утерей командировочного удостоверения. К примеру, постановлениями ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013 и Московского округа от 07.04.11 № КА-А40/1111–11.

В первом случае дело разрешилось с участием специальной комиссии по принятию решения о продолжительности командировки и выплате суточных, во втором — применением других подтверждающих документов.

*** Таким образом, несмотря на отмену некоторых документов при оформлении командировок и кажущееся упрощение процедуры, при направлении в командировку на личном транспорте к сбору подтверждающей документации и оформлению прочих сопутствующих деловых бумаг стоит подойти со всем вниманием и тщательностью. Еще больше материалов по теме — в рубрике . Источники:

  1. .
  2. ;
  3. ;

Рейтинг Поделиться Предыдущий материал Советуем прочитать 26 сентября 2020 0 16 августа 2020 0 16 августа 2020 0

Можно не вести…

С 8 августа 2015 года работодатели не обязаны вести:

  1. журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
  2. журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.

Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

  1. чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
  2. чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи: Дебет 10-3 Кредит 71– 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный в командировке; Дебет 26 Кредит 10-3– 860 руб.

– списана стоимость бензина, израсходованного в командировке; Дебет 26 Кредит 71– 150 руб.

– отражена оплата услуг автостоянки.

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

Как оформить командировку на личном автомобиле?


Порядок оформления рабочей командировки сотрудника на личном автомобиле не отличается существенным образом от подготовки к поездке в любых других ситуациях. Особенности процедуры зависят в первую очередь от того, какие сопроводительные документы требуется оформить.

Порядок действий для оформления командировки на личном автомобиле:

  1. От имени руководителя организации составляется и издается приказ о направлении сотрудника в командировку на личном автомобиле. Допускается использование унифицированного бланка приказа, который соответствует форме Т — 9. Также имеется возможность заполнить документ в произвольном виде. После ознакомления с содержанием приказа работник подписывает его в знак согласия. По желанию работодателя могут быть оформлены дополнительные документы для служебной поездки. Например, служебное задание, командировочное удостоверение;
  2. Согласование суммы авансовых выплат, которые предоставляются работнику для оплаты топлива при командировке на личном автомобиле, проживания и питания. Денежные средства выдаются в бухгалтерии или кассе предприятия на основании кассового ордера или распоряжения руководителя;
  3. По возвращении работника из командировки на личном автомобиле, он не позднее трех дней с момента появления на рабочем месте составляет авансовый отчет или предъявляет путевой лист. Текст документа должен содержать сведения о размере затраченных средств. Для подтверждения внесенной информации целесообразно приложить к отчету документальные свидетельства, подтверждающие расход аванса;
  4. Если в соответствии с представленным отчетом будет выявлен перерасход со стороны работника, который подтверждается документально, тогда организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней после обращения трудящегося или в день выдачи заработной платы. В обратном случае денежные средства, оставшиеся после командировки подчиненного на личном автомобиле, возвращаются им в течение трех дней с момента появления на рабочем месте.
  5. Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то помимо приказа обязательным для оформления документом считается путевой лист;

Признание расходов на топливо при командировках

Датой признания в налоговом учете расходов по потребленному во время командировки топливу является день утверждения авансового отчета. Это установлено пп.5 п.7 ст.272 НК РФ.

Количество и стоимость израсходованного топлива рассчитываются по путевому листу. На основании этих данных организация в пределах установленных норм расхода ГСМ учитывает стоимость израсходованного топлива в составе расходов.

Рассмотрим вопрос о нормах расхода ГСМ подробнее. На сегодняшний день действуют Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-03). Они утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г.

Но они обязательны для применения только предприятиями, подведомственными Минтрансу России. Для остальных организаций эти нормы носят рекомендательный характер. Налоговый кодекс не содержит ограничений на признание топлива в составе расходов.

Однако если топливо израсходовано в размерах, превышающих нормативы, установленные Минтрансом России, налогоплательщикам придется подтвердить экономическую обоснованность таких расходов. На основании Руководящего документа Минтранса России организации могут утвердить собственные нормы расхода топлива.

Это позволит организации надлежащим образом организовать внутренний контроль за расходованием топлива, планировать предстоящие расходы на ГСМ и осуществлять иные управленческие задачи.

Расчет собственных норм расхода ГСМ производится только на основании контрольных заездов и соответствующих расчетов. Разработанные нормы утверждаются приказом руководителя.

Возможна ситуация, когда количество израсходованного во время командировки топлива превысило установленные организацией нормы. В этом случае организация должна выявить причину перерасхода топлива и определить его стоимость и количество. Если установлено, что топливо потрачено на личные нужды сотрудника, то руководство организации должно принять меры к возмещению сотрудником стоимости израсходованного топлива.

Сумма полученного возмещения признается доходом организации.

Обратите внимание: при налоговой проверке такую операцию налоговые органы будут расценивать как услугу по предоставлению физическому лицу транспортного средства в пользование. Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг.
Поэтому использование работником автомобиля для личных нужд должно быть оформлено соответствующими документами и отражено в учете в том порядке, который применяется в случае реализации услуг.

Рекомендуем прочесть:  Штрафы по номеру автомобиля 2020 год

Затраты на содержание автомобиля (включая стоимость потраченного топлива) организация списывает на расходы. А возникает ли при этом объект налогообложения по НДС? Да, возникает. Проанализируем эту операцию.

Автомобиль, принадлежащий организации, предоставляется сотруднику в личное пользование. Во время личных поездок сотрудник использует топливо, приобретенное организацией.

Сумма возмещения, которую получает организация, это не что иное, как оплата сотрудником услуги по предоставлению транспортного средства в пользование.

Как видим, происходит возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу.

То есть налицо все признаки реализации, указанные в ст.39 НК РФ. А реализация товаров (работ, услуг) на территории России признается объектом налогообложения по НДС в соответствии с п.1 ст.146 Кодекса.

Поэтому организация должна предъявить сотруднику к возмещению не только расходы на содержание автомобиля (включая стоимость топлива, израсходованного им в личных интересах), но и начислить на эту сумму НДС. Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом.

Если же сотрудник не возместит организации расходы на содержание автомобиля, в том числе на топливо, истраченное для личных нужд, то для целей налогообложения прибыли эти затраты не могут быть признаны расходом.

Здесь налицо безвозмездная передача имущества, стоимость которого в соответствии с п.16 ст.270 НК РФ не признается расходом, уменьшающим налогооблагаемую прибыль. Теперь об НДС. Если сотрудник не возместил организации расходы на содержание автомобиля, значит, он пользовался им безвозмездно.

В целях применения гл.21 НК РФ это признается реализацией (пп.1 п.1 ст.146 НК РФ). Поэтому организация должна начислить НДС на стоимость ГСМ и других расходов с учетом требований п.2 ст.154 НК РФ.

Что касается «входного» НДС по ГСМ и прочим расходам на содержание автомобиля, то этот налог можно принять к вычету. А если перерасход является следствием поломки автомобиля?

В этом случае организация должна принять меры для устранения неисправностей во избежание дальнейшего перерасхода ГСМ. Налогооблагаемую прибыль на стоимость фактически израсходованного топлива в данной ситуации уменьшить можно, если организация документально подтвердит причину его перерасхода.

Бухучет

В бухучете поступление и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите на субсчете 10-3 «Топливо» (Инструкция к плану счетов).В зависимости от цели командировки покупку и списание израсходованных горюче-смазочных материалов отразите записями:Дебет 10-3 Кредит 71– оприходован бензин, приобретенный в командировке (на основании приходных документов);Дебет 20 (25, 26, 44.) Кредит 10-3– списана стоимость топлива, израсходованного в командировке (на основании путевого листа).Остальные расходы спишите проводкой:Дебет 20 (25, 26, 44.) Кредит 71– списаны расходы по эксплуатации и обслуживанию служебного автомобиля в командировке.Пример отражения в бухучете расходов на проезд в командировку на служебном автомобилеГенеральный директор ООО «Альфа» А.В.

Львов с 17 по 19 января находился в командировке в г. Твери. Цель командировки – переговоры с деловыми партнерами.

В командировку Львов выезжал на служебном автомобиле.Авансовый отчет утвержден 21 января. К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

  1. чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).
  2. чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб.Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи:Дебет 10-3 Кредит 71 – 1000 руб.

– оприходован бензин, приобретенный в командировке;Дебет 26 Кредит 10-3 – 860 руб. – списана стоимость бензина, израсходованного в командировке;Дебет 26 Кредит 71 – 150 руб. – отражена оплата услуг автостоянки.

Особенности оформления путевого листа для командировки на своем авто

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа.

Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

К таким реквизитам относятся (раздел 2 приказа Минтранса РФ № 152):

  1. информация о транспортном средстве;
  2. название и номер путевого листа;
  3. данные о сроке действия документа;
  4. данные о владельце автомобиля;
  5. информация о водителе.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см.

.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

Важно При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст.

606). Договор аренды заключается в письменной форме.

Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Обратите внимание Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя.

Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е. компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  • копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  • авансового отчета;
  • чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  • заполненного путевого листа;
  • служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т.

д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Обеспечение топливом в командировке

Отправляя сотрудника в командировку на служебном транспорте, организация вместо оплаты стоимости проезда выдает ему средства для приобретения необходимого количества топлива и других горюче-смазочных материалов. Чаще всего это наличные деньги.

При поездках по территории России сотрудник получает наличные рубли в пределах сумм, причитающихся на эти цели.

Если сотрудник едет в зарубежную командировку, ему выдается иностранная валюта. Такие выплаты осуществляются в соответствии с Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов. Документ утвержден Банком России 25.06.1997 N 62.

Иногда вместо наличных денег командированному сотруднику выдается банковская корпоративная или специализированная топливная карта. В последнее время безналичная форма оплаты на автозаправочных станциях (АЗС) получила широкое распространение не только за рубежом, но и в России.

Преимущества такой системы оплаты очевидны. Во-первых, работник не получает на руки наличные деньги, а во-вторых, организация при использовании топливных карт полностью контролирует приобретение топлива.

При использовании корпоративных банковских карт организация должна руководствоваться Положением о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием. Оно утверждено Банком России 09.04.1998 N 23-П.

Топливные карты или талоны на ГСМ организация приобретает по договору с владельцем сети АЗС. Выдавая карту или талоны командированному сотруднику, организация тем самым обеспечивает ему возможность заправки автомобиля во время командировки. Преимущество такой системы оплаты в том, что у организации — покупателя топлива возникает меньше проблем с вычетом НДС, уплаченного поставщику (этот вопрос рассмотрим ниже).

А недостатком является то, что командированный сотрудник может приобрести топливо только на определенных автозаправочных станциях. И, наконец, сотруднику можно выдать необходимый запас топлива, залив его в бак автомобиля и в канистры. Если этого топлива будет недостаточно, командированный сотрудник может приобрести дополнительное количество за наличные деньги, а также по банковской или топливной карте.

Выводы

На основании , трудящийся вправе отправиться в командировку на личном автомобиле. В такой ситуации ему необходимо в обязательном порядке подготовить путевой лист и чеки,подтверждающие расходы на оплату и срочный ремонт (при необходимости)транспорта.

Технология компенсирования расходов должна отражаться в приказе о командировке. При возмещении денежных средств за оплату ГСМ в учет берется информация из .

Как определяют километраж

Путевой лист. Чтобы определить, сколько километров проехал сотрудник по рабочим вопросам, чаще всего оформляют путевой лист.

Он обязательно содержит:

  • Наименование марки автомобиля и госномер.
  • Срок действия путевого листа.
  • Информацию об автомобиле, его собственнике и водителе.

В путевом листе в обязательном порядке прописывают маршрут, по которому должен ездить сотрудник. Его используют при расчете расходов.Навигация. Некоторые работодатели устанавливают в автомобиль спутниковую навигацию и проверяют, где ездит сотрудник.

Затем определяют рабочие маршруты и считают километраж. Но чаще этот метод используется в такси или в командировках на автомобиле компании.Карты.

Иногда работодатели измеряют расстояние по «Гугл-картам».

Например, сотруднику дают задание доехать из московского офиса в петербургский и вернуться обратно.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+