Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Бухгалтерский учет - Инвентаризация на складах допустимые расхождения

Инвентаризация на складах допустимые расхождения

Инвентаризация на складах допустимые расхождения

Частые ошибки при инвентаризации и их последствия для бизнеса


Критическими факторами при проведении инвентаризации продуктового склада являются точность, соблюдение процедуры и правильное документальное оформление. Нарушение любого из этих пунктов может обесценить весь результат проделанной работы. Причинами ошибок при инвентаризации являются:

  1. человеческий фактор;
  2. ручной пересчет товаров с использованием бумажных описей;
  3. недостаточная компетентность членов комиссии;
  4. умышленные действия, направленные на сокрытие недостач;
  5. оформление итоговых документов вручную.

Устранить перечисленные причины может автоматизация магазина при помощи . Это приложение позволяет заполнять инвентаризационные описи в цифровом виде, автоматически формировать итоговые документы, сокращая сроки проведения инвентаризации на складе.

В результате руководитель получит достоверные сведения об остатках ТМЦ и сможет привлечь нарушителей к ответственности. Сканер штрихкодов помогает мгновенно идентифицировать внешне схожие товары Ниже приведены типичные ошибки при инвентаризации склада и их последствия, знания которых поможет провести ревизию максимально корректно.

№ п/п Ошибка Последствие 1 В приказе о проведении инвентаризации отсутствуют сроки, состав комиссии или перечень ревизируемых ТМЦ Результаты инвентаризации недействительны 2 Имеется доказательство отсутствия при пересчете хотя бы одного члена комиссии Результаты инвентаризации недействительны 3 Инвентаризационная опись сформирована в единственном экземпляре Результаты инвентаризации недействительны 4 МОЛ письменно не подтвердили, что сдали на момент инвентаризации все приходно-расходные документы в бухгалтерию МОЛ могут оформить документы, объясняющие расхождения в учете, непосредственно в момент инвентаризации и впоследствии оспорить её результаты 6 В инвентаризационных описях не выведены итоги Имеется вероятность несанкционированного редактирования итогов инвентаризации 7 На страницах инвентаризационных описей отсутствуют подписи МОЛ или надписи «Цены, итоги проверил» (если таковые предусмотрены) Невозможно предъявить финансовые претензии к МОЛ 8 МОЛ не подписало последнюю страницу описи или не указало, что принимает перечисленные в описи ТМЦ на ответственное хранение Невозможно предъявить финансовые претензии к МОЛ 9 Исправления в описях не заверены всеми членами комиссии Корректировки считаются недействительными 10 В инвентаризационных описях после утверждения результатов имеются пустые неперечеркнутые строки Имеется вероятность несанкционированного редактирования итогов инвентаризации 11 При пересчете доступ к описям имели потусторонние лица Имеется вероятность несанкционированного редактирования итогов инвентаризации Для предупреждения процедурных ошибок при инвентаризации все члены комиссии должны хорошо знать её проведения.

Этапы проведения инвентаризации на складе

Подробные инструкции о порядке проведения инвентаризации прописаны в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Процедура эта будет признана действительно только при условии 100% выполнения всех правил.Целесообразно разделить процедуры на 3 этапа:ЭтапыДействияПодготовительный· выход приказа о проведении инвентаризации и ее сроках ();· создание комиссии и выбор ее председателя;· задача последнего оценить фронт предстоящей работы, контролирует пломбирование склада, проверяет, корректно ли использование имеющейся измерительной техники;· согласование по видам проверяемого имущества и закрепления за каждым из ним ответственного из комиссии;· прошение расписок от материально-ответственных лиц до начала подсчета и т.п.Этап по счету· по факту считается наличие имущества проверяемого на складе;· занесение результатов в инвентаризационные описи (форма ИНВ-3)Сличительный· сопоставление данных фактического учета с бухгалтерскими отчетами;· выявление расхождений и составление сличительных ведомостей.Заключительный· по факту инвентаризации проходит анализ ее результатов;· выявляются виновники неправильного учета имущества предприятия.

Инвентаризация товаров

Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой наиболее трудоемкий процесс. Это связано, прежде всего, с большими объемами и разнообразной номенклатурой материальных ценностей, а также недостатками в обеспечении контроля их сохранности.Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей рассмотрим на примере инвентаризации товаров. Наличие товаров на складах и в розничной торговле периодически проверяется посредством инвентаризации.

Важно помнить, что инвентаризация является основным средством контроля при приемке-передаче материальных ценностей.Осуществляя инвентаризацию товаров, нужно, с одной стороны, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41 «Товары» и забалансовых счетов, а с другой стороны — подтвердить правильность оценки товаров.

Обратите внимание!В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 «О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров»;Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX; Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 «Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами»; Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»;Методическими рекомендациями по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению» и другими.Материально-ответственные лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности.

Обратите внимание!В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248

«О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров»

;Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX; Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 «Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами»; Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»;Методическими рекомендациями по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5;Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению» и другими.Материально-ответственные лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности. проводится по местам хранения и по материально-ответственным лицам.

В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего товарного отчета.Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре, проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

  1. легковоспламеняющиеся и другие
  2. легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и другие);
  3. обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);
  4. убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);
  5. скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);
  6. легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);

, как правило, должна производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения.

После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам.

В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

  1. марку,
  2. другие признаки, определяющие цену.
  3. сорт,
  4. мерность,
  5. класс,
  6. цена,

Не допускается нахождение одних и тех же товарно-материальных ценностей у разных материально-ответственных лиц, за исключением отдельных организаций.К таким организациям относятся, например, лесоторговые организации, где одни и те же товары могут одновременно находиться на складе и в магазине. В этих случаях инвентаризация товаров проводится одновременно на складе и в магазине, расположенных на одной территории.Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товаров путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.

Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи типовой формы ИНВ-3. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую — материально-ответственное лицо.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую — материально-ответственное лицо.

В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое).

Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй — остается у материально-ответственного лица.Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному лицу.На складах и базах нецелесообразно перевешивать или пересчитывать те или иные товары, находящиеся в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей в натуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров.

Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках товаров со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.Если фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией в инвентаризационную опись.Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.

Данные формы ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием

«Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации»

.

В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров., отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

  1. по отгруженным товарам — копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка;
  2. по находящимся в пути товарам — расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
  3. по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на нем суммы, почему-либо отраженные на других счетах (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Инвентаризационные акты составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В актах инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. В графе «Примечание» на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя.

Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими — один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица.В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета «Товары отгруженные»), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре.

Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими — один экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у материально-ответственного лица.В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета «Товары отгруженные»), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета.

При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.Убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице.

Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача.

При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торговой организации, но не реже двух раз в год.

, тары и денежных средств в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации и прекратить операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами.Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осуществляется и в прикрепленных к нему киосках, павильонах, палатках и прочем. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

  • получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.
  • проверить правильность всех весоизмерительных приборов;
  • убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
  • получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;
  • снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;
  • проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
  • опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;

Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина.

В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте.

Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого.

Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест. Для ускорения проведения инвентаризации рекомендуется использовать товарные ярлыки, которые составляются материально-ответственными лицами на каждый вид товара.При инвентаризации штучных товаров может применяться следующий порядок подсчета наличных товаров, позволяющий ускорить эту работу.

Работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их проверки, подсчитывают их количество и заполняют на каждый отдельный товар товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, артикул (номер по прейскуранту), сорт, количество, розничную цену и другие признаки товара, определяющие его продажную стоимость.Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица и другое), записываются в инвентаризационную опись с пометкой «Очищенные» или «Неочищенные».

Массу неочищенных товаров указывают в графе «Масса брутто», а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) — в графе «Масса нетто».Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару.

Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью.

При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торговой организации.Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, тары и денежных средств в торговле.После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки, например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:Дебет 41 «Товары» Кредит 91-1 «Прочие доходы». Недостача товаров отражается записью: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 41 «Товары».УЧЕТ ПЕРЕСОРТИЦЫ ТОВАРОВ.Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.Пересортица — это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования.

Причинами возникновения пересортицы могут быть:

  1. недостаточный внутренний контроль движения товаров;
  2. халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.
  3. отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;

Согласно пункту 5.3.

Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.
Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49

«Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»

, может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.

Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

  1. излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
  2. в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.
  3. выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;

Обратите внимание, проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных не допустимо. При выявлении пересортицы, материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия. В бухгалтерском учете пересортица отражается следующими проводками:Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо.

Корреспонденция счетовСодержание операцииДебетКредит9441Отражена сумма превышения недостачи товаров над излишками94 68Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками73-294Отражена сумма, подлежащая взысканию с виновных лицЕсли виновник пересортицы не установлен, то в этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм и списываются в организациях торговли на издержки обращения.Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»В налоговом учете на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ): Для целей налогообложения расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, принимаются в соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 256 НК РФ, в составе внереализационных средств, не связанных непосредственно с производством и реализацией.

В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.При этом в учете, суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, и делается следующая проводка: Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».Пример 1.Торговое предприятия ООО «Урожай» провело инвентаризацию остатков товаров по состоянию на 1 марта.

В ходе инвентаризации было установлено: излишки пшеничной муки первого сорта — 50 кг по покупной цене 8 рублей; недостача пшеничной муки высшего сорта — 50 кг по покупной цене 12 рублей; Вся мука оплачена поставщику, поэтому НДС по ней ранее был отнесен на возмещение бюджету. Виновных в пересортице нет, об этом имеется решение суда. Недостача 50 кг муки высшего сорта была зачтена излишками 50 кг муки первого сорта.

Стоимость излишков муки первого сорта составила: 50 кг х 8 рублей = 400 рублей.

Сумма недостачи муки высшего сорта равна: 50 кг х 12 рублей = 600 рублей.Значит, при зачете пересортицы образовалось превышение суммы недостачи над суммой излишков — 200 рублей (600 рублей — 400 рублей).

В учете ООО «Урожай» должны быть сделаны следующие проводки:Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит9441200Отражено превышение недостачи над излишками946820Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками;91.294220Списана сумма превышения недостачи над излишками Окончание примера.

После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки товаров.Пример 2.Несколько изменим условия примера 1. В результате инвентаризации на складе ООО «Урожай» была выявлена недостача 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей за кг на общую сумму 600 рублей и излишек муки первого сорта 100 кг по цене 8 рублей за кг.Руководитель ООО «Урожай» принимает решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек муки первого сорта принимается к учету по рыночной цене 8,30 рублей за кг.В результате зачета недостачи 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей излишками муки первого сорта по цене 8 рублей, получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 200 рублей (50 кг х (12 рублей — 8 рублей)), которое отнесено на виновное лицо.Окончательный излишек муки первого сорта в количестве 50 кг принимается к учету на общую сумму 415 рублей.Корреспонденция счетовСумма, рублейСодержание операцииДебетКредит9441200Отражено превышение недостачи над излишками946820Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками;4191-1415Приняты к учету излишки муки первого сорта после зачета73-294220Недостача отнесена на виновное лицо7073-2220Удержано из заработной платы работника Окончание примера.

Обратите внимание!Мы уже отметили, что нормы естественной убыли, которые налогоплательщик сможет применить в целях налогообложения, должны быть утверждены Правительством Российской Федерации.Однако на сегодняшний день, такие нормы утверждены только в отношении зерна, продуктов его переработки и семян масличных культур при хранении (Приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23 января 2004 года №55 «Об утверждении норм естественной убыли») и нормы естественной убыли при хранении минеральных удобрений (Приказ Министерства промышленности, науки и технологий Российской Федерации от 31 января 2004 года №22 «Об утверждении норм естественной убыли при хранении химической продукции»).На все остальные виды товаров такие нормы отсутствуют, следовательно, любая недостача в целях налогового учета будет считаться сверхнормативной. А раз так, то по суммам возникающих недостач в организациях торговли будет обязательно возникать разрыв между данными бухгалтерского и налогового учетов. Материалы подготовлены группой консультантов-методологов .

Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Порядок проведения инвентаризации

Регламент осуществления инвентаризации утвержден по инвентаризации (утверждены Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995).

Обязательность проведения инвентаризации ежегодно устанавливается . Правила проведения инвентаризации и оформления ее результатов устанавливаются в каждой организации самостоятельно и фиксируются приказами директора. Инвентаризация – это процедура ревизии имеющихся у предприятия имущества, ценностей, обязательств и сравнения с данными бухгалтерского учета.

Итоги инвентаризации позволяют корректировать учетные сведения и налоговые обязательства.

Выявление результатов инвентаризации происходит в несколько этапов. Первоначально руководитель организации объявляет о начале проведения инвентаризации на предприятии и утверждает комиссию по инвентаризации. В состав комиссии могут входить:

  1. другие работники организации, являющиеся специалистами в отдельных сферах (например, юрист, работник финансового отдела и др.).
  2. главный бухгалтер, его заместитель, бухгалтер по определенному участку на предприятии;
  3. члены администрации, представители руководства организации;

В состав комиссии не включаются лица, ответственные материально, однако они присутствуют при осуществлении ревизии.

Комиссия по инвентаризации должна состоять не менее чем из двух человек.

На нее будет возложена обязанность по оформлению итогов инвентаризации. Перед осуществлением ревизии комиссия должна располагать последними приходными и расходными документами. Они позволяют зафиксировать остатки до начала инвентаризации.

Расписки лиц, ответственных материально, фиксируют сдачу всех расходных и приходных документов в бухгалтерию и означают, что ценности, за которые они несли ответственность, оприходованы, а выбывшие из пользования – списаны. В ходе своей деятельности комиссия исследует обозначенные руководителем имущество и обязательства.

Подготовка к проведению инвентаризации

Прежде чем начинать инвентаризацию, нужно провести подготовительные мероприятия.Бухгалтерия обеспечивает проведение всех документов на покупку.

Если известно о фактах расхождений в наличии материалов, нужно дать этому обоснование.После того, как вся номенклатура подбита, можно распечатывать сличительные ведомости, без которых подсчет ценностей не провести.

Работа в 1С

Посредством автоматизации инвентаризации можно практически полностью исключить человеческий фактор и ускорить процессы компании. Для этого используются различные учетные программы. Как пример, программа для учета 1С.

В компьютерной системе создается виртуальный склад, где отображается любое прибытие и выбытие ценностей. Чем отличается износ от амортизации узнайте из статьи: . Что такое амортизация личного автомобиля, .

Порядок расчет амортизации автомобиля по километражу, .

При инвентаризации подсчет осуществляется при помощи специальных терминалов сбора данных, считывающих информацию со штрих-кодов. Данные передаются сразу в систему, и сразу осуществляется автоматический подсчет результатов. Это позволяет провести проверку в максимально сжатые сроки.

С помощью программы 1С можно распечатывать все документальные формы, касающиеся проведения инвентаризации.

Использование 1С для учета целесообразно еще и тем, что в любое время известны учетные показатели остатков. Проведение инвентаризации склада считается единственным по настоящему действенным методом контроля над хранением ТМЦ. Альтернативу может составить только полная автоматизация процессов приема и отгрузки грузов с абсолютным исключением человеческого участия.

Правильная инвентаризация склада, как ее провести не останавливая продажи

30 Августа 2016 614 В избр.

Сохранено Авторизуйтесь Инвентаризация — это неотъемлемая часть бизнес процесса, которым нельзя пренебрегать и если на этот процесс не обращать внимания можно оказаться в большом минусе Нравится 0 Share 0 Tweet Send Одним из ключевых показателей привлекательности офлайн-магазинов для клиентов является физическая доступность товара на полках – при приблизительно равных ценовых предложениях выигрывает продавец, у которого товар есть в наличии на полке.

Чтобы минимизировать время отсутствия товара в магазине, розничные компании прилагают большие усилия. Именно поэтому организуется круглосуточная работа складов и транспорта 364 дня в году, оставляя свободным только первое января.Но есть период, когда работа склада по обеспечению обработки товара останавливается. Это время . По требованиям налогового учета каждая компания должна подтвердить свои товарные запасы не реже одного раза в год.

Причем правила предписывают провести подсчет в период не ранее 1 октября и не позднее 31 декабря — в самый высокий период работы для логистических цепочек большинства розничных компаний.Для снижения влияния простоя при инвентаризации на работу компании в целом нужно свести к минимуму параметр «блокировка обработки, штук в день», который показывает какое количество товара в течение какого периода были недоступны, то есть степень недоступности товара.Возможны два подхода к решению данной задачи:

  • Провести инвентаризацию без остановки движений или остановкой движений по минимальному количеству единиц товара.
  • Провести инвентаризацию с привлечением максимального количества счетных бригад, то есть сократить длительность пересчета.

Первый способ с одной стороны крайне прост – нужно вывести как можно больше персонала, чтобы каждому сотруднику достался небольшой участок, который можно просчитать быстро.

Но с дугой стороны привлечение избыточного количество персонала (по сравнению с штатной работой склада) таит в себе много сложных для управления моментов:

  1. Персонал необходимо обеспечить средствами подсчета. В первую очередь — сканерами для идентификации товара и высотной техникой для доступа к верхним ярусам хранения товара.
  2. Практически на каждой инвентаризации есть достаточно большая доля сотрудников, привлекаемых к физическому подсчету, которые мало знакомы с конфигурацией склада, способом подсчета, с проверяемым товаром.
  3. И главное – низкая мотивация на качественный пересчет.

Для решения первой проблемы можно привлечь специальные компании, которые предоставляют персонал, уже оснащенный сканерами. Но стоимость таких специалистов весьма высока, а их квалификация и мотивация оставляла желать лучшегоНезнание товара (методов кодировки, вложенности упаковок и т.п.) часто приводит к ошибкам в пересчете, что в свою очередь ведет к большому числу повторных пересчетов для установления точного количества товара, и, как следствие, к увеличению длительности инвентаризации.По просьбе наших клиентов мы привлекали подобные компании для пересчета, но результаты были неудовлетворительными.

Несмотря на использование специальной технической базы таких компаний, результаты проверок показывали, что остатки лишь в 70% всех проверенных ячеек соответствовали факту первого пересчета.Все это заставило задуматься о втором методе снижения показателя «блокировка обработки штука/дней», а именно об инвентаризации с остановкой движений по минимальному количеству единиц товара.Собственно инвентаризация это проверка наличия товара на складе во всех местах хранения при этом никакими регулирующими документами не вводится необходимость остановки операций на всем складе во всех местах хранения.

Важно иметь статичные остатки во время подсчета именно в участке подсчета.

Во всех остальных участках хранения товара операции могут продолжаться.Таким образом, для проведения инвентаризации вся зона хранения товаров разбивается на участки подсчета в соответствии с определенными требованиями.

Такими требованиями могут быть:

  • Количество товара на одном участке должно быть посчитано и проверено на расхождения за заданный промежуток времени (например, за одни сутки).
  • Заблокированными на определенный период времени (например, на одни сутки) может быть не более 10% от всех остатков

Следует отметить, что для обеспечения приемки товара в момент проведения инвентаризации и упрощения сведения результатов инвентаризации, выделяется специальная свободная от товара зона хранения, которая не подлежит инвентаризации. Как правило, это один или несколько рядов хранения.

Приходящие во время инвентаризации товары размещаются в эту зону.

Остатки в этой зоне не пересчитываются, и в качестве фактических остатков в этой зоне принимаются системные остатки на момент окончания полной инвентаризации.Сотрудники склада делятся на 2 группы – группа подсчета и группа штатных операций.

Соответственно, группа подсчета участвует в инвентаризации и исключена из штатной работы склада. А группа штатных операций обеспечивает нормальное функционирование склада по участкам, свободным от пересчета.График работ при инвентаризации по этой схеме следующий:

  • Выделение свободной зоны для размещения приходов.
  • Остановка операций по участку 1 и фиксация системных остатков на этом участке
  • Определение количества участков для пересчета на основании требований.
  • Подготовка к подсчету – общая приборка, устранение явных ошибок хранения на участке 1.
  • Старт подсчета на участке 1.
  • Подсчет на участке 1.
  • Окончание подсчета и начало штатной работы на участке 1.
  • Проверка на участке 1.
  • Повторение пп.3-7 для участка 2 и т.д.

Во время остановки операций на подсчитываемом участке все остальные участки работают на подбор в штатном режиме.Итоговые остатки фиксируются по окончании подсчета последнего участка. При этом по всем участкам, кроме последнего, но включая участок хранения принятого во время инвентаризации товара, в качестве фактических остатков принимаются системные остатки на этот момент времени.

Эти данные используются в качестве фактических остатков при оформлении ИНВ-5. В качестве системных остатков берутся данные системы учета по каждому участку, зафиксированные в момент остановки операций по нему.Такая схема работы несет в себе некоторую долю недостоверности ведь на момент фиксации остатков движения по всем участкам, кроме последнего, уже ведутся. Однако, наш опыт показал, что, если время между подсчетом первого и последнего участков не превышает 10 дней, то отклонение фактических остатков от остатков в системе учета не превышает 1-2 единицы товара на каждом участке при емкости каждого участка около 20-25 тысяч единиц товара.При этом этот способ проведения инвентаризации позволяет обеспечить доступность практически полных остатков на складе в течение всего времени инвентаризации, а доля недоступных остатков определяется только подходом к определению участков подсчета.Логическим продолжением такого подхода к организации пересчета является циклическая инвентаризация, при которой подсчет ведется в течение всего года, а ячейки, подпадающие под инвентаризацию, определяются по одному или нескольким следующим параметрам:

  • Ячейки с самым оборачиваемым товаром (по обороту в штуках)
  • Ячейки с самым оборачиваемым товаром (по обороту в деньгах)
  • Ячейки с самым дорогим товаром

Кроме того, возможна реализация событийного пересчета, например, при подборе последней штуки из ячейки подборщик подтверждает ее фактическое опустошение или перед постановкой нового кванта товара в ячейку расстановщик должен подтвердить пустоту ячейки.А также возможен пересчет по тайм-ауту, например, каждые 90 дней или после подбора каждых 10 штук ячейка должна быть пересчитана.Главное — обеспечить пересчет товара в ячейке несколько раз в год.Это не только позволит не останавливаться на инвентаризацию, но и даст оперативные данные по наличию товара и позволит провести расследование и принять решение о причинах расхождений значительно быстрее.

0 В избр. Сохранено Авторизуйтесь Нравится 0 Share 0 Tweet Новости 4 дня назад 12 дней назад 13 дней назад

Завершение мероприятия

По окончании инвентаризации оформляются эти документы:

  1. Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
  2. Опись продукции, находящейся на складе.
  3. Заключение о мероприятии.

Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:

  1. ДТ94 КТ1.
  2. ДТ91/2 КТ64.
  3. ДТ2 КТ1.

Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:

  1. ДТ50 КТ73.
  2. ДТ73 КТ94.

Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.

ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения.

Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+